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通用記賬憑證的編制
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時間 : 2018-10-17 15:09 瀏覽量 : 67

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北京注冊公司提醒通用記賬憑證是用以記錄各種經濟業務的憑證,采用通用記賬憑證的經濟單位,不再根據經濟業務的內容分別填制收款憑證、付款憑證和轉賬憑證了。所以涉及到貨幣款收付款業務的記賬憑證是由出納人員根據審核無誤的原始憑證收付款后填制的。同學們看教材中157頁例題10。

企業一九九五年十月十五日銷售產品一批,售價二萬元,增值稅銷項稅額三萬四千元,收到款項存入銀行,出納人員根據審核無誤的原始憑證收款存入銀行后填制通用記賬憑證,其格式和內容見教材157頁表6-11。

通過表6-11我們可以知道,在借貸記賬法下,填制通用記賬憑證,是將經濟業務所涉及的會計科目全部填列在憑證內,借方在先,貸方在后,將各會計科目所記應借、應貸的金額填列在借方金額或貸方金額欄內。借方、貸方金額舍計數應該相等。我們這個經濟業務所涉及的借方科目是銀行存款,借方金額三萬三千四百。所涉及的貸方科目有兩個,產品銷售收入,貸方金額兩萬。應交稅金,貸方金額三千四百,借方金額合計二萬三千四百,貸方金額合計二萬三千四百。

主要的內容填完畢,還應將所附原始憑證的張數填列在憑證的右側,制單人應在填制憑證完畢后簽名蓋章。其它的會計主管記賬、審核、出納等會計人員也應在相應的欄目內填字或者蓋章。

三,單式記賬憑證的填制方法。

單式記賬憑證按一項經濟業務所涉及到的每個會計科目單獨填制一張記賬憑證,每一張記賬憑證中只登記一個會計科目。單式記賬憑證為單獨反映每一項經濟業務所涉及的經濟科目及對應關系又分為借項記賬憑證和貸項記賬憑證,有關單式記賬憑證的具體填制方法同學們可以看教材157頁例題11。158頁表6-12,表6-13和159頁表6-14等內容。在這里我們對單式記賬憑證的具體填列方法不作過多的要求。

各種記賬憑證的填制,除了嚴格作到上述填制原始憑證的要求外,還必須注意以下幾點:

1.記賬憑證的摘要欄是對經濟業務的簡要說明,又是登記賬戶的重要依據,必須針對不同性質的經濟業務的特點考慮到登記賬戶的需要,正確的填寫不可漏填或者錯填。

例如供應部門從供應部分購入材料,我們在填寫憑證的摘要欄時應注明從什么單位,購入的是什么材料,有多少數量。這樣完整的資料,不能直接購料這樣簡單,這樣簡單不能反映經濟業務的來龍云脈。

2.必須用會計制度統一規定的會計科目,根據經濟業務的性質編制會計分錄,以保證核算的口徑一致,便于總和匯總。應用借貸記賬法編制會計分錄時,應編制簡單分錄或復合分錄,以便從賬戶對應關系中反映經濟業務的情況。

3.填制記賬憑證可以根據每一份原始憑證單獨填列,也可以根據同類經濟業務的多份原始憑證匯總填列,還可以根據匯總的原始憑證填列。

例如我們可以根據材料158頁表6-4所示的發料憑證匯總表直接來編制轉賬憑證或者代替轉讓憑證去登記賬戶,這里要特別指出的不能將不同類型的經濟業務的原始憑證混在一起編制一份記賬憑證。

4.記賬憑證在一個月內應連續編號以便查核。在使用通用記賬憑證時,可以按經濟業務發生的順序編號,采用收款憑證、付款憑證和轉賬憑證的單位可采用“字號編號法”,即按照憑證類別順序編號。例如:收字第多少號,付字第多少號,轉字第多少號。也可以采用“雙重編號法”。例如總字第多少號,收字第多少號。一筆經濟業務需要編制多張記賬憑證時,可以采用“分數編號法”,例如,一筆經濟業務需要編制兩張轉賬憑證,憑證的順序號為10,那么我們編號時可以編為10又1/2,轉字第10又2/2兩個號數。

5.記賬憑證的日期。收、付款憑證應按貨幣資金收付的日期來填寫;轉賬憑證原則上應按收到原始憑證的日期填寫。如果一份轉賬憑證依據不同日期的某類原始憑證填制時,可以按填制憑證日期填寫,在月終時,有些轉賬業務要等到下月初方可填制轉賬憑證,也可以按月末的日期填寫。

6.記賬憑證上應注明所附的原始憑證張數,以便查核。

7.在采用“收款憑證”、“付款憑證”和“轉賬憑證”等復式憑證的情況下,凡涉及到現金和銀行存款的收款業務,填制收款憑證;凡涉及到現金和銀行存款的付款業務,填制付款憑證;凡涉及到轉賬業務,填制轉賬憑證。但是這里面我們要特別指出凡是涉及現金和銀行存款之間的的劃轉業務的,按照規定一般只填制付款憑證,不填制收款憑證,以避免重復記賬。例如現金存入銀行就只填一張“現金”付款憑證。同學們看教材161頁例題12。

將現金1000元存入銀行。出納人員根據審核無誤的原始憑證,填制“現金”付款憑證,見表6-15。

對于從銀行提取現金的經濟業務,也只填制一張銀行存款付款憑證。同學們看教材162頁例題13。

從銀行提取現金20000元,備發工資。出納人員根據審核無誤的原始憑證,填制“銀行存款”付款憑證,見材料161頁表6-16。

對于以上現金銀行存款之間劃轉業務所填制的付款憑證,在登記賬戶的時候,應該據以同時登記現金日記賬和銀行存款日記賬。在同一項經營業務中,如果既有現金或銀行存款的收付款業務,又有轉賬業務,就應該相應的填制收付款憑證和轉賬憑證。如石磊出差回來,報銷差旅費600元,走前已預借800元,剩余款項交回現金。那么這項經濟業務發生,一方面出納員收到了200元現金,現金增加應該填現金收款憑證,另一方面,它又報銷了差旅費,管理費用增加,又應該填轉賬憑證,所以我們就可以根據收回現金的銀錢收據填寫現金收款憑證,同時根據差旅費報銷單填制轉賬憑證。

8.記賬憑證填寫完畢,應進行復核和檢查,并用所使用的記賬方法進行試算平衡,有關人員均要填名蓋章。出納人員根據收款憑證收款,根據付款憑證付款時,要在憑證上加蓋“收訖”或“付訖”的戳記,以免重收重付、防止差錯。

學習這個問題從以下兩個方面把握:

一、賬簿的定義

賬簿是按照會計科目開設賬戶、賬頁,用來序時、分類地記錄和反映經濟業務的簿記。

設置賬簿的意義

1.賬簿可以為企業的經濟管理提供系統完整的會計信息。

2.賬簿可以為定期編制會計報表提供數據資料。

3.賬簿是考核企業經營成果,加強經濟核算,分析經濟活動的重要依據。

二、設置賬簿的原則

任何單位都應該根據本單位經濟業務的特點和經營管理的需要設置一定種類和數量的賬簿,設置賬簿應當遵循下列原則:

1.賬簿設置要能保證全面系統的反映和監督各單位的經濟活動情況,為經營管理提供系統分類的合算資料。

2.設置賬簿,要在滿足實際需要的前提下,考慮人力和物力的節約,力求避免重復設賬。

3.賬簿的格式要按照所記錄的經濟業務的內容和要求提供的核算指標進行設計,要力求簡便、實用,避免繁鎖、重復。

三、賬簿的種類

賬簿的第一種分類,賬簿按其用途的分類。

賬簿按其用途分為序時賬簿、分類賬簿、聯合賬簿和備查賬簿四類。

1.序時賬簿。序時賬簿又要日記賬,是按照經濟業務發生的時間先后順序,逐日逐筆登記經濟業務的賬簿。按其記錄內容的不同又分為普通日記賬和特種日記賬兩種。

第一種,普通日記賬,也稱通用日記賬。是用來登記各單位全部經濟業務的的日記賬。在第八章中我們將介紹日記總賬核算組織形式,借時所設置的日記總賬就是普通日記賬。

第二種,特種日記賬。特種日記賬是專門用來記錄某一特定項目經濟業務發生情況的日記賬。例如各經濟單位為了對現金和銀行存款加強管理,所涉及的現金日記賬和銀行存款日記賬都是特種日記賬。

2.分類賬簿。分類賬簿是指對全部經濟業務按照總分類賬戶和明細分類賬戶進行分類登記的賬簿。分類賬簿又由總分類賬簿和明細分類賬簿兩種。

第一種,總分類賬簿。按照總分類賬簿分類登記的賬簿叫總分類賬簿。它是用來核算經濟業務的總括內容的。

第二種,明細分類賬簿。按照明細分類賬戶分類登記的賬簿叫做明細分類賬簿。它是用來核算經濟業務的明細內容的。

3.聯合賬簿。聯合賬簿是指日記賬和分類賬結合在一起的賬簿。如企業設的日記總賬也是聯合賬簿。其具體的格式將在第八章中介紹。

4.備查賬簿。備查賬簿是指對某些在序時賬簿和分類賬簿中都未能記載,或者記載不全的經濟業務進行補充登記的賬簿。該種賬簿可以對某些經濟業務的內容提供必要的參考資料,例如租入固定資產登記簿和委托加工材料登記簿等等。

賬簿的第二種分類,賬簿按外表形式的分類

各種賬簿都具有一定的形式,按其外表形式不同可以分為訂本式賬簿、活頁式賬簿和卡片式賬簿。

1.訂本式賬簿。訂本式賬簿是指把許多賬頁裝訂成冊的賬簿。這種賬簿,賬頁固定、賬頁的編號事先編號,既可以防止賬頁散失,也可防止抽換賬頁。由于賬頁固定,編號固定,使用起來欠靈活,在同一時間內只能由一個人登記賬戶,不便于分工記賬。例如銀行存款日記賬、現金日記賬和總分類賬,一般都采用訂本式賬簿形式。

2.活頁式賬簿。活頁式賬簿是指賬頁不固定,用活頁形式的賬簿如材料明細賬。這種賬簿,賬頁可以根據需要確定,不足的時候,可以隨時增加賬頁;登記方便,可以同時由數人分工記賬。賬簿中的空白賬頁,在使用時需連續編號,并裝置在賬夾中,并由有關人員蓋章,以防散失。使用完結,不再登記時,也要將其裝訂成冊,以便保管。在日常工作中,我們所設置的各種明細分類賬,一般都采用活頁式賬簿。

3.卡片式賬簿。卡片式賬簿是指印有記賬格式的卡片,登記各項經濟業務的賬簿。卡片不固定在一起,數量可以根據經濟業務增減。如固定資產卡片、材料卡片、產成品卡片等。使用完畢,不再登賬時,則將卡片穿孔固定保管。

有關賬簿的分類,同學們可看教材170頁圖7-1,從圖7-1中我們可以比較系統的了解到賬簿按用途分類和賬簿按外表形式分類的具體內容。對于這個圖式中所列示的分類內容,同學們應當熟記。


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