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會計電算化條件下如何開展審計工作
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時間 : 2018-10-23 16:02 瀏覽量 : 75

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注冊北京公司提醒會計電算化是會計發展的必然方向。會計電算化,解決了會計人員記賬的問題,實現了從憑證到賬簿到報表的一體化過程。由于電算化會計與手工會計無論在會計基礎,還是在會計工作方法等方面都存在著很大差別,因此,傳統的財務審計在新的條件下就顯得很不適應,必須進行改變、補充和完善。

一、會計電算化條件下,審計工作開展的前提

(一)提高電腦應用水平和審計業務素質

在會計電算化條件下,開展審計工作能否順利進行則取決于審計人員的計算機技能、網絡知識和較系統的審計理論等多方面的綜合運用水平。在會計電算化條件下,不懂得電腦的審計人員因審計數據的異化就無法有效地進行審計;不懂得電算化會計系統的特點和風險就不能識別和審查其內部控制;不懂得使用計算機,就無法對計算機內存儲的會計資料進行審查或利用計算機進行審計。這就要求審計人員不僅要具備會計、審計理論和會計實務知識,而且要掌握計算機和電算化會計方面的知識和技能。由于會計電算化不斷在向前發展,審計人員必須經常更新知識結構,以適應新形式下新技術應用的企業審計工作的需要。

(二)引進審計電腦輔助軟件

在會計電算化條件下,會計資料的歸集和反映與手工處理系統時發生了巨大變化,使得傳統的內部安全控制方式有所減弱,這就要求引進電腦輔助軟件的應用,完善企業內部控制職能。

審計電腦輔助系統較之于會計電算化系統,二者既有聯系又相互獨立。會計電算化系統主要是為企業內部的管理人員提供財務信息,審計電腦輔助系統主要是輔助審計人員完成內部審計工作。二者的服務對象不同,但二者的內部功能是有聯系的,并且是相互影響的。比如,二者既可以使用共同的數據庫,但又有不同的軟件包。二者既可以調閱、查詢某些相同的數據資料,但又有不同的軟件接口和不同的操作權限。都重視憑證數據庫、明細賬庫、總賬庫及報表數據庫等數據結構和內容的合法性、正確性、可靠性。會計電算化系統功能的強弱、數據庫的標準化與開放性、是否保留處理過程和審計痕跡以及預留審計測試通道等對審計電腦輔助系統的設計和實施影響很大。同樣,審計電腦輔助系統的軟件水平越高,越能及早發現會計電算化系統的內部控制及處理過程中出現的問題。

二、電算化會計條件下的審計內容

電算化會計系統與手工會計系統不同,它是由會計數據體系,計算機硬件和軟件以及系統工作和維護人員組成,所以電算化會計的審計內容與手工會計系統也存在著較大的差別,電算化會計審計的內容主要包括以下內容:

(一)對會計電算化系統的內部控制的審計

一方面是企業的內部控制能在多大程度上確保會計電算化系統中會計記錄的正確性和可靠性,如輸入、輸出的授權控制,業務處理的審核等;另一方面是內部控制的有效執行能在多大程度上保護資產的完整性通過以上兩方面的評價,可以判斷企業內部控制系統能在何種程度上防止或發現會計報表中的錯誤及經營過程的舞弊。

(二)對會計電算化系統程序的審計

會計電算化系統的核心就是會計軟件會計軟件程序質量的高低,直接決定了會計電算化系統整體水平的高低,在這部分里主要審計會計軟件程序對數據進行處理和控制的及時性、正確性和可靠性,以及程序的糾錯能力和容錯能力。會計軟件程序的審計可采用通過計算機審計的方法及利用計算機輔助審計中的數據轉換功能的方法來完成。

(三)對會計電算化系統的處理對象即會計數據的審計

會計數據處理的真實性、正確性、可靠性,直接影響到會計信息的真實性、正確性和可靠性,所以這一部分的審計是至關重要的,審計人員可采用抽查原始憑證與機內憑證相對比,抽查打印日記賬和機內日記賬相核對等方法,同時也可采用利用計算機輔助審計軟件的功能來完成審計,從而降低審計風險。

三、電算化會計條件下的審計程序

按照《審計法》的規定,一般審計程序可分為四個階段,即準備階段、實施階段、審計結論和執行階段、異議和復審階段。電算化會計審計結合自身的特殊要求,運用本身特有的方法也可以分為這四個階段。

(一)準備階段

在此階段主要是初步調查被審計單位會計電算化系統的基本狀況并擬定科學合理的計劃。一般包括以下主要工作。

1.調查了解被審計單位電算化系統的基本情況,如電算化系統的硬件配置系統軟件的選用應用軟件的范圍,網絡結構,系統的管理結構和職能分工、文檔資料等;

2.與被審計單位簽訂審計業務約定書,明確彼此的責任、權利和義務;

3.初步評價被審計單位的內部控制制度,以便確定符合性測試的范圍和重點;

4.確定審計重要性、確定審計范圍;

5.分析審計風險;

6.制定審計計劃。在審計計劃中除了對時間、人員、工作步驟及任務分配等方面作出安排以外,還要合理確定符合性測試、實質性測試的時間和范圍,以及測試時的審計方法和測試數據。

(二)實施階段

實施階段是審計工作的核心,也是電算化審計的核心。主要工作是根據準備階段確定的范圍、要點、步驟、方法,進行取證、評價,綜合審計證據,借以形成審計結論,發表審計意見。實施階段的主要工作應包括以下兩個方面的內容。

1.符合性測試。進行符合性測試應以系統安全可靠性的檢查結果為前提。如果系統安全可靠性非常差,不值得審計人員信賴,則應當根據實際情況決定是否取消內控制度的符合性測試,而直接進行實質性測試并加大實質性測試的樣本量。在會計電算化系統的符合性測試項目中,主要內容應該是確認輸入資料是否正確完整,計算機處理過程是否符合要求。如果系統安全可靠性比較高,則應對該系統給予較高的信賴;在實質性測試時,就可以相應地減少實質性測試的樣本量。

2.實質性測試。實質性測試應該是對被審計單位會計電算化系統的程序、數據、文件進行測試,并根據測試結果進行評價和鑒定。進行實質性測試須依賴于符合性測試的結果,如果符合性測試結果得出的審計風險偏高,而且委托人有利用會計電算化系統進行舞弊的動機與可能,并且委托人又不能提供完整的會計文字資料,此時審計人員應考慮對會計報表發表保留意見或拒絕表示意見的審計報告。進行實質性測試時,可考慮采用通過計算機和利用計算機進行審計的方法,具體包括:a.“測試數據法”,就是將測試數據或模擬數據分別由審計人員進行手工核算和被審計單位電算化系統進行處理,比較處理結果,作出評價;b.“受控處理法”,就是選擇被審計單位一定時期(最好是12月份)實際業務的數據分別由審計師和會計電算化系統同時處理,比較結果,作出評價。

憑證輸入設計目標

控制輸入量

賬務處理系統中,操作量最大的就是憑證輸入。憑證輸入的速度取決于憑證數量的多少、每張憑證內容的多少以及操作員鍵入的速度和準確性。一個企業的輸入憑證多少是由企業經營狀況決定的,不可能隨意增減。因此,要提高憑證輸入的效率,可采取如下措施:

減少填寫項目

盡量用固定項目、固定位數代替可變項目、位數,以減少操作員擊鍵次數。能夠通過機器自動計算得到的項目,就不要用手工輸入。例如,輸入了數量、單價,就可以自動產生金額。如果每張憑證在錄入過程中減少一定的擊鍵次數,對成千張的憑證來說,其節約的工作量是相當可觀的。

減少憑證輸入的種類

如收付款憑證可使其格式一樣,僅以不同色彩加以區別。這樣也可以減少操作員因慣性而產生的錯誤。

簡化輸入操作

采用代碼來代替憑證中的科目名稱、摘要等漢字輸入,以大大減少輸入字符個數,加快輸入速度。

保持操作的方便性

目前,在微型機系統中最常用的輸入方法就是鍵盤/顯示系統。其特點是在屏幕上顯示所要輸入的憑證格式,通過鍵盤完成其內容的輸入。這就涉及到輸入憑證的屏幕界面設計問題,應盡量使屏幕格式與手工格式相一致,這樣可以減少操作員的疲勞感與出錯率,提高輸入的效率,系統應能同時支持鼠標與鍵盤操作。

避免數據出錯

從某種意義上講,出錯率的大小是與輸入的數據量成正比的,若平均出錯率為0.1%,當月輸入憑證為1000筆時,就會有一筆出錯誤,這在財務上是絕對不允許的。由于輸入數據量的大小無法控制,因此,除了設計有效的輸入方式外,就是在憑證的輸入過程中,也應采取各種有效的容錯方法及查錯技術,防止輸入數據出錯。

憑證輸入模塊設計

憑證輸入設計一般可從如下幾方面展開:1.在詳細調查基礎上,設計輸入憑證的屏幕格式。2.根據賬表輸出、處理及輸入格式的要求,設計相應的輸入憑證數據庫。3.為提高輸入速度,方便計算機的漢字處理,設計輸入碼的代碼庫。4.根據輸入設計要求,完成憑證輸入模塊的程序設計,包括接收鍵盤數據、容錯處理、確認輸入以及存入數據庫等操作處理。

電算化帳務系統(以下簡稱系統)同手工帳務系統一樣,存在數據錯誤的可能性。由于系統數據存儲介質的原因(不像手工帳務系統那樣數據可見),使得其差錯具有較強的隱蔽性。因此,如何快速、高效地對系統數據的完整性、正確性進行測試,有必要進行探討。

一、電算化帳務系統數據檢測的內容和方法

系統數據包括總帳數據、明細帳數據、記帳憑證數據、科目編碼數據、輔助編碼數據以及其他輔助數據。系統數據的檢測涵蓋系統所有數據。本文僅就系統核心數據-明細帳數據的檢測談談筆者的看法。其他數據的檢測可以參照明細帳數據的檢測辦法處理。系統明細帳數據的檢測包括數據完整性檢測和數據正確性檢測。

(一)數據完整性檢測包括檢測一個期間的記帳憑證是否完整、一個記帳憑證號的數據記錄是否完整、一條數據記錄的項目是否完整。

1、一個期間的記帳憑證是否完整是指系統明細帳庫中一個期間的所有記帳憑證號是否都存在,有無缺失。記帳憑證號缺失是不符合財務制度規定的,還可能意味著數據丟失(當然,記帳憑證號重復也不符合財務制度規定,但由于其并不影響數據結果,也不影響數據完整性,可以考慮不予檢測)。檢測記帳憑證號是否連續的方法是:首先從系統明細帳庫中選定一段時期的數據,從中確定準備檢測的起始記帳憑證號和終止記帳憑證號;然后設定一個變量,將準備檢測的起始記帳憑證號作為該變量的初值,終止記帳憑證號作為該變量的終值。漸次增加該變量值,步長為1;接下來檢測該段時期數據中是否存在記帳憑證號等于該變量值的記錄,如果該變量為某值時該段時期數據中沒有與之相等的記帳憑證號,說明存在記帳憑證號缺號,此時的變量值即是缺失的記帳憑證號。

2、一個記帳憑證號的數據記錄是否完整是指該記帳憑證號的所有記錄是否都存在。通常可以采用驗證該記帳憑證號借貸方發生額是否相等的辦法來確認。但是對于記帳憑證存在分號的情況,如果在錄人記帳憑證數據時漏掉了某個分號,采用驗證該記帳憑證號借貸方發生額是否相等的辦法就不能確認其數據的完整性。只能通過系統流程設計中的預防環節解決,如核對手工科目匯總表與系統科目匯總表。對于記錄重復的情況(整個記帳憑證號內容或某分號內容重復),可以通過檢測該記帳憑證號記錄中是否存在科目編碼。輔助編碼、借貸方發生額均相同的記錄予以查出。

3、一條數據記錄的項目應包括日期、記帳憑證號、摘要、科目編碼、借貸標志、借貸方發生額、數量等基本要素和輔助編碼、票據種類、票據號碼、制單人、審核人、記帳人及其他標志等輔助要素。各記錄項目的完整性檢測只要檢測各項目是否為空就可以了。由于影響數據結果正確性的因素主要是數據記錄的基本要素,因此,也可以只檢測基本要素。

(二)數據正確性檢測包括檢測明細帳數據中是否存在非法科目編碼、是否存在不合理科目編碼、科目編碼和輔助編碼是否匹配。

l、非法科目編碼是指在系統明細帳庫科目編碼字段出現的一級代碼既不是財政部門統一規定的,也不是單位根據需要自己設定的,或者明細編碼不是單位所設定的。這種編碼由于超出了系統科目編碼庫的內容,不能為系統所識別,因此,在系統進行數據處理時,可能對這些數據不予理會,也可能進行錯誤處理。造成系統所輸出的數據成為“垃圾”。檢測科目編碼是否非法代碼比較簡單,只需要檢測系統明細帳庫中所有科目編碼是否都存在于系統科目編碼庫中即可。

2、不合理科目編碼是指財政部門所統一規定的科目中,有的科目本單位并不需用,因此其編碼不應出現在系統明細帳庫中,如果出現,即為不合理科目編碼,也可以說是科目編碼的不合理使用。某些開發商在出售財務軟件前,往往已根據財政部門統一規定的科目及編碼,以及根據開發商的調查和經驗,對系統科目編碼庫做了預置。其目的是方便用戶使用,減輕初始化系統的工作量。對于用戶單位不需用的科目編碼,由于其已存在于科目編碼庫中,是合法編碼,如果用戶誤用,系統不能檢測出來。如果用戶非法操作系統明細帳庫,也可能把正確的科目編碼誤作用戶并不需要的科目編碼。無論是哪種情況,系統輸出的結果都不正確。檢測方法是把用戶不需用的科目編碼與系統帳庫中的科目編碼進行比較,如果有值相同的情況,說明存在不合理科目編碼。當然最好的辦法是用戶在使用系統前,把系統科目編碼庫中不需用的科目編碼刪除掉,這樣就不存在不合理科目編碼問題。

3、輔助編碼是對單位內部部門、人員、項目(如科研項目。產品項目、商品項目等)進行識別的代碼。科目編碼和輔助編碼之間有匹配關系,如制造費用和產生制造費用的部門(車間)有匹配關系,和管理部門(如財務處)就沒有匹配關系。這種匹配關系因科目而異,同一科目在不同的單位因其核算組織的區別也不相同。總體而言,科目編碼與輔助編碼不匹配有四種情況:(l)某科目編碼應無輔助編碼,而系統明細帳庫中,該科目編碼有輔助編碼;(2)某科目編碼應有輔助編碼,而系統明細帳庫中,該科目編碼沒有輔助編碼;(3)輔助編碼的性質與科目編碼不匹配,如某科目編碼的匹配輔助編碼應該是人員輔助編碼,系統明細帳庫中卻是項目輔助編碼;(4)輔助編碼的類別與科目編碼不匹配,如科目編碼是科研成本,匹配的輔助編碼應該是科研項目輔助編碼,系統明細帳庫中卻是生產項目輔助編碼。對系統明細帳庫中的每條記錄進行檢測,確定其是否存在上列四種情況之一,即可斷定該記錄的科目編碼與輔助編碼是否匹配。

二、利用電算化技術實現自動檢測

要確保系統數據完整、正確,必須對系統所有數據進行全面檢測。為了節約檢測時間,也可以選定一部分檢測內容進行檢測。選定的內容應是重要的,而且是本單位經常出現錯誤的。系統數據檢測是一項繁重的任務,筆者已針對本單位使用的帳務系統編制了系統數據檢測程序,效果顯著。在Pentiuml33計算機上,以Windows95作系統平臺,采用 Visual Foxpro3.0軟件編制檢測程序,約2萬條記錄的明細帳庫檢測,耗時不到10分鐘,檢錯率100%。在檢測程序編制上,應綜合考慮完整性檢測和正確性檢測,可以同時進行。綜合考慮可以減少程序長度,更重要的是可以縮短檢測所需時間。為了方便檢測結果的輸出和存檔的需要,應建立檢測結果存儲數據庫,其字段至少應包括記帳憑證日期、記帳憑證號、錯誤類型。在不影響方便打印輸出檢測結果的情況下,最好盡可能多地包括數據庫字段,幫助檢測結果使用者知道錯在什么地方。綜合上述內容,具備數據庫基本知識和一定軟件編制能力的財會人員可以容易地完成檢測程序的編制。


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